Découvrir l’évènementiel
Le secteur de l’événementiel a connu une forte baisse d’activité ces dernières années, sinon un arrêt total, en conséquence de la crise sanitaire liée au covid-19. Cela a impacté divers domaines d’activité, comme la location, la restauration ou l’hôtellerie. Depuis un an, les activités du secteur ont repris, pour notre plus grand bonheur, le votre, et celui de l’économie locale.
Comprendre l’évènementiel
Mais l’événementiel, qu’est-ce que c’est exactement ? On y met un peu de tout…
L’évènementiel, au sens large, comprend toutes les activités qui font sortir les gens de leur train-train quotidien. Moments d’échanges, de partage, de convivialité, de fêtes et parfois aussi de découvertes ! Qu’il s’agisse d’un baptême, d’un concert, d’un salon ou d’un spectacle, l’évènementiel est présent dans chaque aspect de nos vies. Tantôt destiné à des particuliers, tantôt à des professionnels, l’évènementiel est un véritable outil de communication et marketing qui peut se décliner en de nombreuses formes. Son omniprésence en a fait un secteur d’activité tertiaire à part entière.
La méthodologie des chefs de projet
Cependant, ce qui reste inchangé dans le domaine de l’évènementiel, c’est la méthodologie. L’organisation d’un évènement est fastidieuse, et s’en tenir à une gestion de projet rigoureuse est primordial pour la réussite de sa mise en place, et son bon déroulement. Avec une bonne construction du projet, en amont, pendant et après, l’équipe pourra appliquer la méthodologie sur chaque évènement et ce, quelle que soit son envergure.
La méthodologie, c’est l’élément clé de l’organisation d’un évènement, et un indicateur de réussite de celui-ci. Il faut définir chaque étape et anticiper chaque problème qui pourrait faire surface. Ainsi, il n’y a pas d’imprévu, terme qu’on associe trop souvent à l’évènementiel. Il suffit de prévoir et de trouver des solutions à l’avance pour chaque cas de figure.
Chez Yanacom, les évènements produits et régis sont des manifestations professionnelles (B2B, Business to Business). Cela ajoute parfois une touche institutionnelle (B2G, Business to Government) dans la conception du projet, que ce soit au niveau des procédures, de l’agencement ou bien encore de la communication. C’est pour cela qu’il est important d’avoir des personnes qualifiées pour gérer les différents aspects du projet : partie technique, commerciale, gestion, communication… Et les différents pôles doivent travailler de concert afin qu’aucune information ne se perde, et que le projet avance avec efficience. Notre outil fétiche de travail, c’est le tableau d’Eisenhower.
L’importance du feedback
Pour perdurer dans ce domaine, il ne faut pas négliger « l’après ». En effet, il est évident qu’un évènement est préparé plusieurs mois en avance, mais continuer le travail après l’évènement est plus qu’important. Récupérer les avis du public reçu, des prestataires, des clients, est une mine d’or dans le cadre d’une démarche d’amélioration. Il faut continuer le suivi de la gestion commerciale également, afin de solder tous les prestataires. Une équipe se mobilisera enfin pour analyser les performances de la prestation afin de trouver des solutions et innovations pour les prochaines éditions.
C’est tout un orchestre qui se met à l’œuvre pour mener à bien un évènement. Et cette comparaison n’est pas anodine ! Plusieurs sections, avec un rôle bien défini, et qui agissent sous la direction du chef d’orchestre. C’est ainsi que se construisent nos projets !
Hélas, c’est le moment de se quitter ! Nous parlions tout à l’heure de « l’après ». Sur ce principe de feedback, n’hésitez pas à nous faire vos retours sur cette newsletter ! Points forts, points faibles, ce que vous aimeriez voir pour les prochaines… car oui, si on le fait, c’est pour vous ! On se lit le mois prochain ? 😉